Zasady ogólne

REGULAMIN BUDŻETU OBYWATELSKIEGO POWIATU PIASECZYŃSKIEGO

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§1

Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:

1. Budżecie – rozumie się przez to Budżet Obywatelski Powiatu Piaseczyńskiego,
2. Regulaminie – rozumie się przez to regulamin Budżetu,
3. Powiecie – rozumie się przez to Powiat Piaseczyński,
4. Gminie – rozumie się przez to gminę wchodzącą w skład powiatu piaseczyńskiego,
5. Zarządzie – należy przez to rozumieć Zarząd Powiatu Piaseczyńskiego,
6. Staroście – rozumie się przez to Starostę Powiatu Piaseczyńskiego,
7. Radzie – rozumie się przez to Radę Powiatu Piaseczyńskiego,
8. Starostwie – rozumie się przez to Starostwo Powiatowe w Piasecznie,
9. Mieszkańcu – rozumie się przez to osobę zamieszkującą w Powiecie z zamiarem stałego pobytu,
10. Organizacji – rozumie się przez to organizacje pozarządowe w rozumieniu art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2019 r. poz. 688) oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 tej ustawy,
11. Zespole – rozumie się przez to Zespół ds. Budżetu
12. Pomysłodawcy – rozumie się przez to zgłaszającego projekt.

§2

1. Celem Budżetu jest przeprowadzenie konsultacji z mieszkańcami obejmujących wybór projektów do realizacji w danym roku kalendarzowym z wydzielonej części budżetu Powiatu.
2. W ramach budżetu obywatelskiego mogą być realizowane projekty, które:
   1. mieszczą się w zadaniach własnych powiatu;
   2. są ogólnodostępne, tzn. dostępne dla wszystkich mieszkańców powiatu, bez opłat za korzystanie; oraz
   3. są zgodne z prawem.
3. Realizacja zadań Powiatu w ramach Budżetu odbywa się w ciągu jednego roku kalendarzowego.
4. Wysokość środków przeznaczonych na budżet obywatelski dzieli się na pulę powiatową oraz sześć pul gminnych obejmujących sześć gmin wchodzących w skład Powiatu.
5. Pula powiatowa przeznaczona jest na realizację zadań służących mieszkańcom Powiatu, tj. finansowane z niej zadania dotyczą potrzeb więcej niż jednej gminy lub miejsce ich realizacji nie jest przypisane do jednej gminy.
6. Pule gminne przeznaczone są na realizację potrzeb mieszkańców poszczególnych gmin Powiatu.
7. Zaplanowana w budżecie Powiatu kwota na realizację projektów zgłoszonych i wybranych w ramach Budżetu jest proporcjonalna do liczby mieszkańców w oparciu o aktualne dane udostępnione przez Główny Urząd Statystyczny, a jej wysokość określa corocznie Rada.
8. Projekty realizowane w Budżecie mogą dotyczyć wyłącznie spraw pozostających w zakresie wynikającym z art. 4 ust. 1 ustawy o samorządzie powiatowym.
9. Projekty zgłaszane w ramach Budżetu mogą obejmować w szczególności działania inwestycyjne, jak również wydarzenia o charakterze kulturalnym, oświatowym, sportowym, integrującym mieszkańców.
10. Zadania w ramach Budżetu mogą być realizowane wyłącznie na majątku powiatu.

§3

1. Co roku, przed rozpoczęciem kolejnej edycji Budżetu, Starosta podaje do wiadomości mieszkańców informację zawierającą:
   1. kwotę Budżetu przypadającą na dany rok kalendarzowy,
   2. podział kwoty, o której mowa w punkcie 1) na pule powiatową i gminne oraz na inne działania związane z wdrażaniem Budżetu, w tym działania promocyjne,
   3. harmonogram wdrażania poszczególnych etapów Budżetu,
   4. skład Zespołu.
2. Urząd w procesie wdrażania Budżetu może korzystać z usług osób fizycznych lub osób prawnych.

Rozdział II

Wymogi formalne dotyczące zgłaszanych projektów

§4

1. Projekt w ramach Budżetu może być złożony przez:
   1. mieszkańca lub grupę mieszkańców,
   2. organizację mającą siedzibę na terenie Powiatu.
2. Każda osoba / podmiot wymienione w ust. 1 mogą złożyć więcej niż jeden projekt. Każdy z projektów musi być złożony na oddzielnym formularzu.
3. Czas, w którym możliwe jest składanie projektów w ramach Budżetu, nie może wynieść mniej niż 21 dni.

§5

1. W ramach Budżetu projekty muszą być składane w jednej z poniższych form:
   1. papierowej na formularzu stanowiącym załącznik nr 2 do Regulaminu
      1. osobiście w siedzibie Starostwa, ul. Chyliczkowska 14 w Piasecznie,
      2. drogą pocztową na adres: Starostwo Powiatowe w Piasecznie, ul. Chyliczkowska 14, 05-500 Piaseczno
   2. elektronicznej poprzez stronę https://powiat-piaseczynski.budzet-obywatelski.org/.
2. W przypadku złożenia projektu drogą pocztową, za datę wpływu uważa się datę stempla pocztowego nadawcy.

Rozdział III

Weryfikacja projektów

§6

1. Weryfikacja projektów składa się z weryfikacji formalnej oraz weryfikacji merytorycznej.
2. Weryfikacji, o których mowa w pkt 1. dokonuje Zespół powoływany corocznie przez Starostę w drodze zarządzenia.
3. W skład Zespołu wchodzą:
   1. jeden przedstawiciel Zarządu Powiatu Piaseczyńskiego – przewodniczący Zespołu
   2. przewodniczący właściwej komisji ds. budżetu Rady Powiatu Piaseczyńskiego oraz przynajmniej trzech radnych Powiatu Piaseczyńskiego w tym przedstawicieli wszystkich klubów radnych.
   3. do pięciu pracowników merytorycznych Starostwa Powiatowego w Piasecznie.
4. Weryfikacja formalna polega na sprawdzeniu czy:
   1. projekt został złożony na właściwym formularzu;
   2. projekt został złożony w okresie przeznaczonym na zgłaszanie projektów;
   3. koszty przedsięwzięcia nie przekraczają kwoty przyznanej przez Radę na odpowiednie pule;
   4. projekt nie zawiera treści uznawanych powszechnie za obsceniczne, obraźliwe, wulgarne lub które mogą być odebrane jako społecznie naganne.
5. Po pozytywnej weryfikacji formalnej projekt poddany jest weryfikacji merytorycznej w oparciu o poniższe kryteria:
   1. wykonalność techniczna, rozumiana jako prawidłowość oszacowania pełnego kosztu realizacji projektu oraz istnienie technicznej i technologicznej możliwości realizacji projektu;
   2. zgodność zgłoszonego zadania z obowiązującymi w gminach planami zagospodarowania przestrzennego;
   3. zgodność z obowiązującymi przepisami prawa;
   4. zgodność projektu z zadaniami własnymi powiatu;
   5. ogólnodostępność projektu;
   6. możliwość zrealizowania projektu w ciągu jednego roku budżetowego;
   7. lokalizacja projektu na terenach będących we władaniu Powiatu;
   8. projekt jest realizowany całościowo w ramach Budżetu, nie jest częścią większego projektu, np. nie jest dokumentacją projektową lub etapem innego przedsięwzięcia;
   9. nazwa i skrócony opis projektu są zgodne z pełnym opisem i kosztorysem.
6. W przypadku negatywnej weryfikacji przez Zespół – zarówno formalnej, jak i merytorycznej – Pomysłodawca zostaje wezwany do naniesienia niezbędnych modyfikacji projektu, w terminie 7 dni, za pomocą poczty elektronicznej lub za pomocą internetowego systemu obsługi Budżetu.
7. Jeżeli Pomysłodawca zgłaszając swój projekt za pomocą formularza papierowego nie wskazał adresu e-mail i numeru telefonu, a w jego projekcie wykryte zostaną nieprawidłowości, projekt zostaje zweryfikowany negatywnie.
8. Po dokonaniu ponownej weryfikacji Zespół przedkłada Zarządowi propozycje projektów, które spełniły wymagania formalne i merytoryczne, jak również informację o projektach, które w ocenie Zespołu tych kryteriów nie spełniły wraz z uzasadnieniem.
9. Zarząd w formie uchwały ustala listę projektów przyjętych do głosowania oraz projektów odrzuconych, a także uzasadnienie rozstrzygnięć w przypadku projektów odrzuconych.
10. Uchwała Zarządu, o której mowa w pkt 9. podawana jest niezwłocznie do publicznej wiadomości poprzez publikację na stronie internetowej powiatu, w biuletynie informacji publicznej oraz na stronie dedykowanej Budżetowi: powiat-piaseczynski.budzet-obywatelski.org
11. Po zakończeniu oceny formalnej, do autorów projektów pozytywnie ocenionych przesyłana jest informacja o wynikach oceny za pomocą e-maila na adres e-mailowy oraz wiadomości sms na numer telefonu, które podane zostały w formularzu zgłoszeniowym projektu.
12. Po zakończeniu oceny formalnej, do autorów projektów odrzuconych przesyłana jest informacja o wynikach oceny za pomocą e-maila na adres e-mailowy wraz z podaniem uzasadnienia odrzucenia projektu oraz wskazania możliwości wniesienia odwołania od wyniku oceny. Dodatkowo zostanie przesłana wiadomość sms na numer telefonu, które podane zostały w formularzu zgłoszeniowym projektu, informujący o przesłaniu wyniku oceny na adres e-mailowy.
13. Zespół dokonuje weryfikacji formalnej i merytorycznej w ciągu 30 dni od daty zakończenia naboru wniosków.

§7

1. Od decyzji negatywnej weryfikacji Pomysłodawca może się odwołać, składając w tej sprawie odwołanie do Zarządu, wraz z uzasadnieniem, do 7 dni po otrzymaniu informacji o negatywnej decyzji. Jeżeli Zarząd uzna odwołanie za zasadne, zleca ponowną weryfikację projektu.
2. Niezwłocznie po rozpatrzeniu wszystkich odwołań, Zarząd ustala w formie uchwały ostateczną listę przyjętych zadań oraz zadań odrzuconych, a także uzasadnienie rozstrzygnięć w przypadku propozycji odrzuconych. Od niniejszego rozstrzygnięcia nie przysługuje odwołanie.
3. Po zakończeniu procedury odwoławczej tworzona jest lista wszystkich projektów, które przeszły etap oceny merytorycznej, która podawana jest do publicznej wiadomości na stronie https://powiat-piaseczynski.budzet-obywatelski.org/, na stronie internetowej Starostwa, w Biuletynie Informacji Publicznej, na tablicy ogłoszeń Starostwa oraz przekazywana lokalnym mediom.
4. Kolejność projektów na liście, o której mowa w ust. 3 jest ułożona zgodnie z datą ich złożenia.
5. Jeśli wartość wszystkich projektów, nieodrzuconych w wyniku oceny merytorycznej, nie przekracza kwoty dostępnej na realizację Budżetu, głosowanie nie odbywa się, a wszystkie projekty z listy dopuszczonych do głosowania zostają przyjęte do realizacji.
6. Sytuacja, o której mowa w ust. 5 ma zastosowanie w przypadku projektów z puli powiatowej oraz puli gminnej.

Rozdział IV

Zasady przeprowadzania głosowania

§8

1. Głosować można w formie:
   1. elektronicznej - za pomocą internetowego systemu obsługi Budżetu;
   2. papierowej - poprzez osobiste dostarczenie karty do głosowania do Starostwa, a w przypadku, o którym mowa w ust. 2, poprzez przekazanie karty do głosowania przedstawicielowi Starostwa w godzinach pracy urzędu.
2. Mieszkańcy Powiatu mający trudności z poruszaniem się mogą głosować poprzez przekazanie karty do głosowania przedstawicielowi Starostwa tylko w miejscu zamieszkania głosującego, po uprzednim zgłoszeniu takiej potrzeby do Starostwa w terminie określonym w załączniku nr 1 do Regulaminu.
3. Wzór kart do głosowania na projekty do realizacji w ramach Budżetu określa Załącznik nr 3 do Regulaminu.
4. Głosować mogą mieszkańcy Powiatu.
5. W przypadku głosującego będącego osobą małoletnią do karty należy dołączyć zgodę opiekuna prawnego, której wzór został określony w Załączniku nr 4 do Regulaminu.
6. Głosujący może wypełnić tylko jedną kartę. W przypadku stwierdzenia wielokrotnego głosowania przez jednego mieszkańca, wszystkie głosy uznaje się za nieważne.
7. Po oddaniu głosu, karty w papierowej formie będą rejestrowane przez pracowników Starostwa w internetowym systemie obsługi Budżetu.
8. Na podstawie wyników głosowania Zespół tworzy listę projektów z ilością oddanych głosów na poszczególne projekty w terminie 30 dni od zakończenia głosowania.
9. Do realizacji mogą zostać przekazane projekty, które uzyskały w głosowaniu kolejno największa liczbę głosów, do wyczerpania ogólnej kwoty przeznaczonej na ich realizację, oraz otrzymały co najmniej 50 głosów.
10. W sytuacji, gdy kilka projektów uzyskało tę samą liczbę głosów, a pozostała kwota nie umożliwia realizacji ich wszystkich, za przyjęty do realizacji uznaje się projekt wyłoniony w drodze losowania publicznego zorganizowanego przez Zespół, mającego miejsce nie później niż 3 dni po opublikowaniu listy projektów.
11. W sytuacji, gdy pozostałe środki finansowe nie pozwalają na realizację kolejnego projektu z listy, za przyjęty do realizacji uznaje się projekt zajmujący niższą pozycję na liście, jeżeli koszty jego realizacji mieszczą się w kwocie pozostałej do rozdysponowania.
12. Protokół wyników głosowania mieszkańców oraz losowań jest przygotowywany przez Zespół i przekazywany Zarządowi, na podstawie którego Zarząd dokonuje w formie uchwały zatwierdzenia zadań wybranych do realizacji w ramach Budżetu.
13. Informacja o zwycięstwie projektu w głosowaniu przekazywana jest Pomysłodawcy przez Zespół w ciągu 7 dni od ogłoszenia listy projektów, drogą pocztową lub elektroniczną na adres e-mail wskazany w Formularzu.
14. Realizacja projektów wybranych przez mieszkańców w ramach Budżetu podlega monitoringowi przez Zespół.
15. Uchwała podawania jest niezwłocznie do publicznej wiadomości poprzez publikację na stronie internetowej powiatu, w biuletynie informacji publicznej oraz na stronie dedykowanej Budżetowi: powiat-piaseczynski.budzet-obywatelski.org.

Rozdział V

Informacja i promocja

§9

1. Dla potrzeb prowadzenia właściwej akcji informacyjnej i promocyjnej związanej z wdrażaniem Budżetu służy strona https://powiat-piaseczynski.budzet-obywatelski.org/.
2. Na stronie, o której mowa w ust. 1, zamieszczane są w szczególności:
   1. zasady organizacji Budżetu, podstawy formalne, w tym Regulamin Budżetu,
   2. aktualne informacje związane z wdrażaniem poszczególnych etapów Budżetu,
   3. lista zgłoszonych projektów przez mieszkańców,
   4. terminy i miejsca organizowanych spotkań z mieszkańcami, dyżurów pracowników Urzędu i jednostek organizacyjnych Urzędu,
   5. wykaz najczęściej spotykanych wydatków inwestycyjnych,
   6. informacje o własności gruntów należących do Powiatu,
   7. aktualne informacje o stanie realizacji projektów.
3. Procesowi wdrażania Budżetu towarzyszy akcja o charakterze informacyjnym, promocyjnym i edukacyjnym, z wykorzystaniem mediów lokalnych i serwisów społecznościowych.
4. Wszystkie projekty kierowane pod głosowania będą prezentowane na stronie https://powiat-piaseczynski.budzet-obywatelski.org/ w jednakowej formie, zapewniającej wszystkim zainteresowanym możliwość zapoznania się ze szczegółami ich realizacji.

Rozdział VI

Postanowienia końcowe.

§10

1. Realizatorem zadań wskazanych przez mieszkańców w ramach Budżetu jest Powiat.
2. Realizacja zadań w ramach Budżetu następuje po uwzględnieniu ich w budżecie Powiatu we właściwej procedurze.
3. Administratorem danych osobowych zebranych podczas realizacji Budżetu, zarówno od osób zgłaszających projekty, a także biorących udział w głosowaniu jest Starosta Piaseczyński.
4. Każdemu przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania zgodnie z art. 15-18 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE L 119 z 04.05.2016 r. i Dz.U. UE L 127 z 23.05.2018 r.), a podanie ich jest dobrowolne, jednak niezbędne dla udziału w procesie realizacji Budżetu.
5. Harmonogram, który stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu, zawiera w szczególności następujące etapy:
   1. kampanię informacyjno-promocyjna Budżetu;
   2. podjęcie przez Radę uchwały o wysokości środków Budżetu;
   3. powołanie Zespołu ds. budżetu obywatelskiego;
   4. zgłaszanie propozycji zadań;
   5. weryfikacja zgłoszonych propozycji zadań i odwołania od wyników weryfikacji;
   6. głosowanie przez mieszkańców, ustalenie wyników głosowania oraz podanie ich do publicznej wiadomości.